Einblicke

Als kreative Digitalagentur entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen für unsere Kund:innen - und genau diesen Anspruch wollten wir auch an unsere internen Prozesse stellen. Statt auf externe Tools zu setzen, haben wir direkt begonnen, eine maßgeschneiderte Lösung zu bauen.

Unser Ziel: Eine Website, auf der unsere Leistungen mit einem individuellem Design dargestellt werden. Konfigurierbar, sicher, mit klaren internen Abläufen im Hintergrund. Und gleichzeitig ein System, das wir selbst weiterentwickeln können, ohne Abhängigkeit von Drittsystemen.

Ein zentraler Aspekt war für uns die volle Kontrolle über unsere Daten. Angebote, Rechnungen, Brand Sprints - all das wollten wir nicht in proprietären SaaS-Plattformen ablegen, sondern in einer Umgebung, die uns gehört und die wir selbst betreiben.

Außerdem wollten wir ein Setup, das mit uns wächst:
Viele externe Tools stoßen irgendwann an Grenzen - sei es funktional, preislich oder durch eingeschränkte APIs. Mit einem selbstgebauten System mit Payload CMS haben wir maximale Flexibilität: Wir können neue Module integrieren, Prozesse anpassen und das System über Jahre weiterentwickeln - genau so, wie es unsere Arbeit erfordert.

Wir haben Payload CMS gewählt, weil es perfekt zu unserem Tech-Stack und unserer Philosophie passt:

• Open Source,
• maximal flexibel,
• entwicklerfreundlich.

Payload ist komplett in TypeScript geschrieben und lässt sich nahtlos in eigene Projekte integrieren. Über Payloads Access Control steuern wir genau, wer was sehen oder bearbeiten darf - etwa für Rollen im Team oder bei sensiblen Daten. Mit Hooks lassen sich Logiken wie automatische E-Mails, PDF-Generierung oder Slack-Benachrichtigungen direkt im CMS abbilden.

Trotz seiner Headless-Architektur bringt Payload ein sehr nutzerfreunliches Admin-UI mit, das wir bei Bedarf komplett anpassen oder erweitern können. So hat unser Team ein einfaches Interface zur Hand, ohne auf Customizability zu verzichten.

Unser Angebots-Modul in Payload ist mehr als nur eine Collection – es bildet unseren gesamten Angebotsprozess technisch ab. Schritt für Schritt:

1. Struktur: Alle Felder, die ein Angebot braucht

In der Collection offers erfassen wir alle relevanten Infos: Kunde, Gültigkeitszeitraum, Titel, Textbausteine, optionale Anhänge und AGB. Der wichtigste Teil sind aber die Positionen – unterteilt in Leistungen und Rabatte. Jede Position kann z. B. stundenbasiert, pauschal oder optional sein.

Die Struktur ist klar gegliedert in Tabs und Zeilen, was die Arbeit im Admin-UI deutlich vereinfacht. Sollten wir in Zukunft ein spezielles Feld oder eine Checkbox benötigen, können wir es ganz unkompliziert hinzufügen.

2. Automatisierte Summen & Angebotsnummern

Damit niemand manuell rechnen muss, übernimmt ein beforeChange-Hook automatisch die Berechnung von Zwischensummen, Steuern und Gesamtsumme – inklusive Rundung und optionaler Positionen. Auch Rabatte werden korrekt gegengerechnet.

Ein zweiter Hook generiert fortlaufende Angebotsnummern nach einem eigenem Schema, basierend auf dem aktuellen Jahr und bereits vorhandenen Angeboten. So behalten wir die Übersicht und vermeiden doppelte Nummern.

3. Sicherheit und Kontrolle mit Access Rules

Über Payloads Access-Funktionen steuern wir genau, wer welche Inhalte lesen oder bearbeiten darf:
In unserem Fall dürfen nur Admins Angebote erstellen oder löschen. Bearbeiten ist nur erlaubt, solange ein Angebot noch nicht angenommen wurde – danach sind alle Felder schreibgeschützt. Das schützt vor unbeabsichtigten Änderungen.

4. Erweiterungen: Von Angebot zu Rechnung

Über eigene UI-Komponenten in Payload haben wir Buttons wie „Rechnung erstellen“ oder „Abschlagsrechnung erstellen“ direkt im Admin-Interface integriert. Die passende Logik dahinter kümmert sich um Verknüpfungen, automatische Übernahmen und Validierungen.

Außerdem nutzen wir eigene Endpunkte – etwa um ein Angebot extern annehmbar zu machen. Das erlaubt einfache Frontend-Integrationen und Automatisierungen (z. B. Slack-Notifications, CRM-Anbindung).

Aktuell arbeiten wir an einem KI-Agenten, der eigenständig Angebote erstellen kann. Die Idee: Eine Kollegin schickt eine Sprachnachricht über WhatsApp – und auf Basis bestehender Angebote, Pläne und Kundendaten generiert die KI automatisch ein neues Angebot im System.

Das funktioniert besonders gut, da:

• alle Angebotsdaten strukturiert in Payload liegen,
• die KI auf bestehende Inhalte zugreifen kann (z. B. ähnliche Projekte),
• und Payload auch hier wieder die Rechte der KI steuert – also genau regelt, was sie anlegen, verändern oder sehen darf.

Ziel ist es, unsere internen Abläufe noch weiter zu beschleunigen, ohne an Qualität oder Kontrolle zu verlieren. Der Agent arbeitet dabei nicht autonom, sondern unterstützt das Team – schnell, nachvollziehbar und abgesichert.

Wir nutzen Payload CMS, um unsere Angebote und Rechnungen komplett inhouse zu verwalten – mit voller Kontrolle über Daten, Zugriffe und Prozesse. Automatische Angebotsnummern, Preisberechnungen, individuelle Zugriffsrechte und eigene Schnittstellen machen unser System flexibel und zukunftssicher. Aktuell entwickeln wir einen KI-Agenten, der bald automatisiert Angebote erstellt – direkt über WhatsApp und mit klar definierten Rechten im CMS.

Du möchtest wissen, wie du Payload CMS für dein Business einsetzen kannst? Oder suchst du nach einer individuellen Lösung für Angebotserstellung und Automatisierung? Lass uns gerne sprechen!

Schreib uns einfach eine Nachricht – wir freuen uns auf den Austausch.